Rechnungs-Tools getestet und für gut befunden

Als Freiberuflerin Rechnungen online schreiben und im Blick behalten.

Das Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm wechselt man nicht einfach mal eben wie ein Paar Socken. Mit welcher Rechnungssoftware ich arbeite, ist zunächst eine Frage des Vertrauens und natürlich der effizienten Abläufe. Ein Rechnungsprogramm muss für mich als Solo-Selbstständige vor allem schnell, klug in der Nutzerführung, elegant gestaltet und natürlich faktisch richtig sein:

1. Schnell: Die Rechnung muss möglichst zügig und geschrieben und als PDF abgespeichert sein.
2. Logisch: Die Benutzeroberfläche soll klar, intuitiv und nachvollziehbar sein.
3. Ästhetisch: Das Design spielt für mich eine große Rolle, denn die Schönheit des des täglichen Zeugs motiviert mich, es macht einfach mehr Spaß.
4. Korrekt: Zuverlässigkeit ist bei Buchhaltung zentral. Schließlich befassen sich die Anbieter mit nichts anderem als nur damit, das sollte also machbar sein.

Last not least möchte ich nicht mehr als 10 Euro im Monat für ein Rechnungsprogramm ausgeben. Rechnungen und Angebote schreiben geht theoretisch mit jedem Office-Programm. Kunden- und Zahlungsverwaltung wird schon kniffliger. Im besten Fall kann es meinem Geschäft einen zusätzlichen Schub geben, schafft mehr Überblick und motiviert.

Ein paar Buchhaltungs-Anbieter im Test

Seit 7 Jahren arbeite ich mit fastbill (jetzt freshbooks), was eigentlich ganz gut funktioniert. Aber niemals so, dass es mich wirklich begeistert hat.

Quickbooks – Lexware/lexoffice

Richtig begeistert war ich vor rund 20 Jahren, als ich meine Freiberuflichkeit gestartet habe, von Quickbooks. Es war ein spürbar wirksames Werkzeug für mein kleines Start-Up. Damals lieferte mir die Software einen super Überblick über alle relevanten Abläufe – mit professionellen Grafiken und interaktiven Elementen.

Leider wurde die anfangs lokal installierte Software zuerst an eine jährliche Update-Abo-Pflicht gekoppelt (bis heute leider üblich), dann plötzlich vom deutschen Markt entfernt und durch eine ähnliche Online-Software von Lexware ersetzt. Alles wurde teurer und unflexibel. Ich fühlte mich überrumpelt. Schließlich ging es um ein zentrales Standbein meines Unternehmens!

Der Weggang von Quickbooks und Lexware um 2016 herum war sperrig und schwierig, weil die (damaligen) Exportdateien nicht kompatibel mit anderen Systemen waren. Ich schwor, niemals dorthin zurückzukehren – für kein noch so attraktives Angebot. Vor 7 Jahren habe ich verschiedene Buchhaltungsprogramme ausprobiert. Bei vielen scheiterte es (im günstigen Tarif) an einer Beschränkung der Kundenzahl oder der Anzahl der Rechnungen.

FastBill

So bin ich dann bei fastbill gelandet, es war modern und smart. Natürlich bekam ich zum Einstieg einen schmackhaften Rabatt. Der wurde im Jahr darauf zum Normalpreis und bereits ein Jahr später kam eine fette Preiserhöhung. Mir wurde die komplette Buchhaltung angepriesen. Die wollte ich nicht, hatte ich schon. Der Support, den ich glücklicherweise selten brauchte, kommunizierte wie ein Kleinkind (Dutzidutzi) und kam nicht über Textbausteine hinaus.

Am Ende war es für mich nicht tolerierbar, dass zum Jahresende 2022 hin OHNE Vorwarnung das Rechnungs-Tool umgestellt wurde. Diese „Modernisierung“, eine Rechnungs-Vorschau im Pop-Up-Fenster, führte in meiner eher konservativen Arbeitsumgebung (Desktop mit Firefox) zum Desaster. Die Zwangsumstellung erwischte mich in einer extrem stressigen Phase, als ich einen Haufen Rechnungen nachschreiben musste. Ich war wütend – und das wars dann. Zum Glück konnte ich, nach Rücksprache mit dem Support, für eine Übergangszeit die alte Version weiter verwenden. Zum Wechseln musste ich ein halbes Jahr warten. Zwar kann man jederzeit kündigen. Aber der bezahlte Jahresbeitrag wird nicht gutgeschrieben. Trick 17.

Die Suche nach dem richtigen

Endlich war es soweit – 7 Jahre sind genug, es muss was Besseres geben. Im Juni 2023 recherchierte ich, welche Rechnungsprogramme (Faktura) gerade angesagt waren. Bei einigen wusste ich schon, dass sie für mich nicht passten – z.B. Billomat und Zervant mit der Beschränkung auf wenige Rechnungen oder Kunden, oder lexoffice (siehe oben).

Für die wenigen Features, die ich brauchte, suchte ich einen bodenständigen Anbieter aus Deutschland, aufgrund der hiesigen Regeln für Steuer, Datenschutz, Buchhaltung und Finanzen. Für folgende Minimal-Anforderungen:

• Rechnungen schreiben
• Zahlungseingänge für Rechnungen verwalten
• Zahlungsziele überwachen
• Kunden verwalten (CRM)
• Umsätze und andere Entwicklungen im Blick behalten (grafisch)

Zeiterfassung wäre zwar ein nettes Feature, das auch fastbill an Bord hatte, aber ich konnte mich in den letzten Jahren nie damit anfreunden, mich selbst freiwillig vor eine Stechuhr zu setzen.

Ein komplettes Buchhaltungs-Programm brauche ich nicht und möchte keine Belege erfassen. Eine Steuerberaterin habe ich nicht, sondern dies:

Steuertipps – Steuersparerklärung

Meine Steuer erledige ich seit Jahrzehnten erfolgreich, zufrieden und sicher mit Steuertipps und mag nicht wechseln. Steuertipps hat übrigens ein tolles Steuerlexikon mit Ratgeber und Online-Hilfe an Bord. Tipp: die Werbe-Videos mit Steuerprofi Bülent Ceylan – Sei kein Depp, lad die App – sehenswert!

Papierkram

War mir sympathisch, ein deutscher Anbieter, schönes Design und ein schlauer Web-Developer im Hintergrund. Sehr nützlich ist der wöchentliche Bericht per E-Mail (gibts leider bei anderen nicht) und die eigene Subdomain ist hübsch. Ich hätte mich beinahe dafür entschieden – für günstige 8 Euro pro Monat. Zum Glück habe ich es nicht getan, denn der Rest war von Anfang bis Ende unerfreulich. Auf dieses Testerlebnis hätte ich gerne verzichtet.

1. Probleme beim Import der Kundenadressen (*räusper eigentlich bin ich technisch nicht ganz unbegabt, der Support verweist dazu auf die FAQ)
2. Zwei Steuersätze (9% und 19%) zu verwenden, ist nicht möglich, wenn der Begriff „MwSt“ via „CSS“ in „UST“ umbenannt wird.
3. Letztlich unbrauchbar war für mich die Rechnungsvorlage für Auslandkunden (Non-EU / EU). Eine Rechnung an das außereuropäische Ausland (z.B. Schweiz) mit einem individuellen Text zu ergänzen, war nicht möglich. Der Standardtext passte aber in keiner Weise. Als ich per Mail nachfragte, kam die pampige Antwort, ich hätte schließlich eine kostenlose Version und könne damit wohl keine individuelle buchhalterische Lösung erwarten. Achso. Abgesehen davon, dass ich nichts erwartet hatte, war dies die Testversion!

Na Dankeschön, auf Nimmerwiedersehn, unter solchen Vorzeichen werde ich ganz sicher kein kostenpflichtiges Abo abschließen. Für andere mags passen.

Wiso MeinBüro Web von buhl.de

Schon vor Jahren hat einer Kollegin dorthin gewechselt und fand es gut. Wiso hat einen Vertrauensbonus als kritisches ZdF-Verbrauchermagazin und ein gutes, verbraucherfreundliches Image.

Bei Wiso funktioniert das Gestalten und Individualisieren der Rechnung optimal, ebenso der Kunden-Import. Das manuelle Hochladen der Belege ist einzigartig gelöst. PDFs werden per KI umgewandelt und eingelesen – toll! Probiert es aus.

Das dunkelblaue Design mit den bunt und fett gestalteten Icons ist mir persönlich zu verspielt. Geschmackssache. Die günstige Version ist aber begrenzt auf einen Jahresumsatz von 22.000 Euro. Das war für mich das k.o.-Kriterium, weil es bei Überschreiten doppelt so teuer wird! Zeitnah kontaktierte mich zwar ein freundlicher Berater und ich hätte den Rahmen vielleicht erweitern können. Aber da tendierte ich schon zu sevdesk.

Sevdesk

Das deutsche Buchhaltungsprogramm mit dem komplizierten, leicht zu verwechselnden Namen wurde in allen aktuellen Tests hoch gelobt (t3n.de, fuer-gruender.de, heise.de). Ich kann das bestätigen – und bin jetzt dort Kundin.

Mein erster Eindruck war, dass es mir direkt beim Einstieg so vorkam, als würde ich schon immer damit arbeiten. Ich hatte keine einzige Frage beim Ausprobieren, blieb nirgends hängen, alles lief wie von selbst und selbsterklärend. So soll es sein. Das Design ist schön, klassisch, klar und elegant. Hübsche Tortendiagramme zeigen den Umsatz an und mehr.

Erweiterte Funktionen sind als Module und Apps vorhanden, die man dazukaufen kann. Mir genügt die einfache Version, das Schreiben von Rechnungen und Angeboten inklusive Zahlungen und Kundenverwaltung. Die Rechnungsvorlage zu gestalten ist ok. Zentral ist für mich ohenhin die Erinnerung an Zahlungsverzug.

Zuerst habe ich gezögert, weil die Kosten von sevdesk gleich sind wie bei fastbill, meinem bisherigen Anbieter, und das noch ohne Zeiterfassung. Es gab zwar eine Rabatt für 3 Monate, aber eigentlich wollte ich günstiger werden …

Trotzdem war es Zeit für einen Break. Und ich wollte die für mich beste Lösung. Die heißt diesmal eindeutig sevDesk.

(Nein, für diesen Beitrag bekomme ich weder Geld noch Sachleistungen. Schade eigentlich;)